નવા વર્ષનું ટાર્ગેટ : સાઇઝ ઝીરો
- હિમાંશુ કિકાણી
હેપ્પી ન્યૂ યર!
નવા વર્ષે કોઈ નવો મક્કમ નિર્ધાર કર્યો? થોડા દિવસોમાં ભૂલી જવા માટે?
નવી શરૂઆતના નિર્ધાર આપણી પાળી ન શકીએ એનાં દેખીતાં કારણો હોય છે. આપણે રોજ સવારે ચાલવા જવાનો નિર્ધાર કરીએ તો એલાર્મ ઓટોમેટિક વાગે, પણ એ પછીનું બધું આપણે કરવું પડે, ભારે પોપચાં ખોલવાં પડે, ગોદડું ખસેડવું પડે… ટૂંકમાં, નિર્ધાર એવા જ ટકે જેમાં બધું આપોઆપ થાય.
જો નવા વર્ષમાં તમે સાઇઝ ઝીરોનો નિર્ધાર કરો તો એ ટકવાના ચાન્સ છે. આપણું ફોકસ હંમેશા ઇન્ટરનેટ રહેવાનું એટલે અહીં સાઇઝ ઝીરોની વાત આપણા ઇનબોક્સને લાગુ પડે છે!
સૌ કોઈની જેમ તમે પણ ઈ-મેઇલના સરેરાશ યુઝર હશો તો તમારું ઈનબોક્સ મોટા ભાગે બિનજરૂરી મેઇલ્સથી ભરચક રહેતું હશે. આપણે અલગ અલગ ઘણી બધી જગ્યાએ, જાણે-અજાણે આપણા ઈ-મેઇલ એડ્રેસની લ્હાણી કરતા હોઈએ છીએ એટલે અને એ સિવાય, આપણું એડ્રેસ યેનકેન પ્રકારેણ મેળવી લેતા લોકોના પ્રતાપે આપણે માટે જરૂરી ન હોય એવા ઈ-મેઇલ્સનો ખડકલો થતો જ રહે છે. પરિણામે, એ ગંજમાં આપણા માટે જરૂરી મેઇલ્સ દબાયેલા અને નજર બહાર રહી જાય એવું બની શકે છે. આમ તો જીમેઇલ હોય કે યાહૂ હોય કે ત્રીજી કોઈ કંપની, એમના એન્જિનીયર્સ આપણા ઈનબોક્સને ક્લિન રાખવા માટે યથાશક્તિ સતત પ્રયાસ કરે છે અને એમનાં ફિલ્ટર્સ ઘણાં કારગત પણ રહે છે. તેમ છતાં, સંખ્યાબંધ મેઇલ્સ આપણા ઈનબોક્સમાં ઘૂસી જવામાં સફળ પણ રહે છે.
આવું ન થાય, આપણા ઇનબોક્સની આપણા વતી કોઈ કડક ચોકી કરે અને માત્ર જરૂરી મેઈલ્સને જ અંદર પ્રવેશવા દે એવી પેઇડ અને ફ્રી એપ્લિકેશન્સ હોય છે, પણ મોટા ભાગે, સિક્યોરિટીનાં દેખીતાં કારણોસર લોકો પોતાના ઈ-મેઈલ સાથે એવી કોઈ થર્ડ પાર્ટી એપને કનેક્ટ કરવાનું પસંદ કરતા નથી.
ખરેખર એવી ખાસ જરૂર પણ હોતી નથી. નવા વર્ષનો ઉત્સાહ ઓસર્યો ન હોય ત્યાં સુધીમાં તાબડતોબ પગલાં લઈને તમે કેટલીક ઓટોમેટિક પ્રક્રિયાઓ સેટ કરી દો તો તમારું ઇનબોક્સ આખું વર્ષ નીયરલી સાઇઝ ઝીરો રહેવાની પૂરી શક્યતા છે. આ માટે, તમે જીમેઇલનો ઉપયોગ કરતા હશો એમ ધારીને, કંઈક આવાં પગલાં લઈ શકાય…
જીમેઇલમાં ઇનકમિંગ મેઇલ્સના ઓટોમેટિક પ્રાઇમરી સોર્ટિંગની વ્યવસ્થા તો છે જ. જીમેઇલ આપણા પર આવતા ઈમેઇલ્સને પોતાની રીતે ચેક કરીને પ્રાઇમરી, સોશિયલ, પ્રમોશન્સ, અપડેટ્સ અને ફોરમ એમ પાંચ કેટેગરીમાં વહેંચી નાખે છે, જેમાંથી પ્રાઇમરી કેટેગરીમાં, સામાન્ય રીતે આપણા કામના ઈમેઇલ્સ જમા થતા હોય છે.
વાસ્તવમાં આપણે મેઇલ ઓપન કરીએ એ સાથે સૌથી પહેલાં આ પ્રાઇમરી ટેબમાંના મેઇલ્સ જ જોવા મળે છે એટલે તેમાં માત્ર સૌથી મહત્ત્વના મેઇલ્સ જ દેખાય તે જરૂરી છે.
એટલા માટે ઓટોમેટિક સોર્ટિંગ સુવિધાનો પૂરો લાભ લો. શરૂઆતમાં, પાંચેય કેટેગરીમાં આવતા મેઈલ્સ પર એક ઊડતી નજર નાખીને, કોઈ મેઈલને જીમેઇલે ખોટી કેટેગરીમાં નાખ્યો હોય તો તેને સુધારી શકાય છે. જેમ કે ફેસબુકનાં નોટિફિકેશન્સ આપણા પ્રાઇમરી ટેબમાં આવી પડતાં હોય તો આવા કોઈ એક મેઇલને ઓપન કરી, મેઇલ બોક્સના જમણા ઉપરના છેડે આપેલા ઓપ્શન્સના ડ્રોપડાઉન મેનુમાં જઈને ‘રીપોર્ટ મિસકેટેગરાઇઝેશન’ પર ક્લિક કરો. હવે જે બોક્સ ખૂલે તેમાં આ મેઇલ, તમારી દૃષ્ટિએ જે કેટેગરીમાં જવા જોઈએ (જેમ કે સોશિયલ) તે જણાવી દો. જોકે અહીં ગૂગલ કહે છે કે આ રીતે તમે ગૂગલના એન્જિનીયર્સને તમારો મેઇલ તપાસવાની મંજૂરી આપો છો, માટે તમને યોગ્ય લાગે તો જ આગળ વધશો.
બીજી વાત, જીમેઇલ ભલે એમ કહે કે તમને એટલી બધી સ્ટોરેજ કેપેસિટી મળે છે કે તમારે કોઈ મેઈલ ડિલીટ કરવાની જરૂર નથી, તમે ખચકાયા વિના મેઇલ ડિલીટ કરવાની ટેવ પાડો. એ માટે કીબોર્ડ શોર્ટકટ યાદ રાખી લેશો તો વાત વધુ સહેલી બનશે. કેટલાક સંજોગોમાં આ પ્રક્રિયા પણ ઓટોમેટ કરી શકાય છે.
તમારે માટે ચોક્કસ નકામા, કાયમ માટે નકામા મેઇલ્સ, તે ઈનબોક્સમાં દાખલ થાય તે પહેલાં જ ઓટોમેટિકલી ડિલીટ કરવા માટે ફરી ઓપ્શન્સમાં જાઓ અને ‘ફિલ્ટર મેસેજીસ લાઇક ધીસ’ પર ક્લિક કરી યોગ્ય સેટિંગ કરી દો.
ફિલ્ટર સુવિધા અને લેબલની સગવડનો વધુમાં વધુ લાભ લઈને પણ ઓટોમેટિકલી ઇનબોક્સને ક્લિન રાખી શકાય છે. જેમ કે તમારા પર દર મહિને મોબાઇલ કંપનીનું બિલ આવતું હોય અને તેનું પેમેન્ટ ઓટોમેટિકલી થાય એ માટે તમે ડાયરેક્ટ બેન્ક ખાતામાંથી પેમેન્ટની ગોઠવણ કરી હોય તો બિલને ઈનબોક્સમાં એન્ટ્રી આપવાની જરૂર જ નથી, આવા મેઇલ્સ માટે યોગ્ય લેબલ્સ સેટ કરીને તેને ફિલ્ટર કરી દેશો એટલે ઇનબોક્સ બાયપાસ કરીને તમારું બિલ યોગ્ય લેબલ સાથે આર્કાઇવ થઈ જશે. કોઈ ક્લાયન્ટ તરફથી આવતા મેઇલ્સને આપોઆપ ચોક્કસ લેબલ લાગે અને તેને સ્ટાર પણ લાગુ થઈ જાય એવું ફિલ્ટરિંગ પણ કરી શકાય છે.
લેબલિંગ અને ફિલ્ટરનો સ્માર્ટ ઉપયોગ કરો તો તમારા મહત્ત્વના ઈ-મેઇલ્સ હંમેશા યોગ્ય રીતે ફાઇલ થતા રહેશે અને ઇનબોક્સને ચોખ્ખુંચણાક રાખીને તમને ક્યારેય સ્ટ્રેસનો અનુભવ પણ નહીં થાય. ટ્રાય કરી જુઓ, પહેલા જ અઠવાડિયામાં!
શ્રી હિમાંશુ કીકાણીનાં સંપર્કસૂત્રઃ
· ઇ-પત્રવ્યવહાર : himanshu@cybersafar.com
- હિમાંશુ કિકાણી
હેપ્પી ન્યૂ યર!
નવા વર્ષે કોઈ નવો મક્કમ નિર્ધાર કર્યો? થોડા દિવસોમાં ભૂલી જવા માટે?
નવી શરૂઆતના નિર્ધાર આપણી પાળી ન શકીએ એનાં દેખીતાં કારણો હોય છે. આપણે રોજ સવારે ચાલવા જવાનો નિર્ધાર કરીએ તો એલાર્મ ઓટોમેટિક વાગે, પણ એ પછીનું બધું આપણે કરવું પડે, ભારે પોપચાં ખોલવાં પડે, ગોદડું ખસેડવું પડે… ટૂંકમાં, નિર્ધાર એવા જ ટકે જેમાં બધું આપોઆપ થાય.
જો નવા વર્ષમાં તમે સાઇઝ ઝીરોનો નિર્ધાર કરો તો એ ટકવાના ચાન્સ છે. આપણું ફોકસ હંમેશા ઇન્ટરનેટ રહેવાનું એટલે અહીં સાઇઝ ઝીરોની વાત આપણા ઇનબોક્સને લાગુ પડે છે!
સૌ કોઈની જેમ તમે પણ ઈ-મેઇલના સરેરાશ યુઝર હશો તો તમારું ઈનબોક્સ મોટા ભાગે બિનજરૂરી મેઇલ્સથી ભરચક રહેતું હશે. આપણે અલગ અલગ ઘણી બધી જગ્યાએ, જાણે-અજાણે આપણા ઈ-મેઇલ એડ્રેસની લ્હાણી કરતા હોઈએ છીએ એટલે અને એ સિવાય, આપણું એડ્રેસ યેનકેન પ્રકારેણ મેળવી લેતા લોકોના પ્રતાપે આપણે માટે જરૂરી ન હોય એવા ઈ-મેઇલ્સનો ખડકલો થતો જ રહે છે. પરિણામે, એ ગંજમાં આપણા માટે જરૂરી મેઇલ્સ દબાયેલા અને નજર બહાર રહી જાય એવું બની શકે છે. આમ તો જીમેઇલ હોય કે યાહૂ હોય કે ત્રીજી કોઈ કંપની, એમના એન્જિનીયર્સ આપણા ઈનબોક્સને ક્લિન રાખવા માટે યથાશક્તિ સતત પ્રયાસ કરે છે અને એમનાં ફિલ્ટર્સ ઘણાં કારગત પણ રહે છે. તેમ છતાં, સંખ્યાબંધ મેઇલ્સ આપણા ઈનબોક્સમાં ઘૂસી જવામાં સફળ પણ રહે છે.
આવું ન થાય, આપણા ઇનબોક્સની આપણા વતી કોઈ કડક ચોકી કરે અને માત્ર જરૂરી મેઈલ્સને જ અંદર પ્રવેશવા દે એવી પેઇડ અને ફ્રી એપ્લિકેશન્સ હોય છે, પણ મોટા ભાગે, સિક્યોરિટીનાં દેખીતાં કારણોસર લોકો પોતાના ઈ-મેઈલ સાથે એવી કોઈ થર્ડ પાર્ટી એપને કનેક્ટ કરવાનું પસંદ કરતા નથી.
ખરેખર એવી ખાસ જરૂર પણ હોતી નથી. નવા વર્ષનો ઉત્સાહ ઓસર્યો ન હોય ત્યાં સુધીમાં તાબડતોબ પગલાં લઈને તમે કેટલીક ઓટોમેટિક પ્રક્રિયાઓ સેટ કરી દો તો તમારું ઇનબોક્સ આખું વર્ષ નીયરલી સાઇઝ ઝીરો રહેવાની પૂરી શક્યતા છે. આ માટે, તમે જીમેઇલનો ઉપયોગ કરતા હશો એમ ધારીને, કંઈક આવાં પગલાં લઈ શકાય…
જીમેઇલમાં ઇનકમિંગ મેઇલ્સના ઓટોમેટિક પ્રાઇમરી સોર્ટિંગની વ્યવસ્થા તો છે જ. જીમેઇલ આપણા પર આવતા ઈમેઇલ્સને પોતાની રીતે ચેક કરીને પ્રાઇમરી, સોશિયલ, પ્રમોશન્સ, અપડેટ્સ અને ફોરમ એમ પાંચ કેટેગરીમાં વહેંચી નાખે છે, જેમાંથી પ્રાઇમરી કેટેગરીમાં, સામાન્ય રીતે આપણા કામના ઈમેઇલ્સ જમા થતા હોય છે.
વાસ્તવમાં આપણે મેઇલ ઓપન કરીએ એ સાથે સૌથી પહેલાં આ પ્રાઇમરી ટેબમાંના મેઇલ્સ જ જોવા મળે છે એટલે તેમાં માત્ર સૌથી મહત્ત્વના મેઇલ્સ જ દેખાય તે જરૂરી છે.
એટલા માટે ઓટોમેટિક સોર્ટિંગ સુવિધાનો પૂરો લાભ લો. શરૂઆતમાં, પાંચેય કેટેગરીમાં આવતા મેઈલ્સ પર એક ઊડતી નજર નાખીને, કોઈ મેઈલને જીમેઇલે ખોટી કેટેગરીમાં નાખ્યો હોય તો તેને સુધારી શકાય છે. જેમ કે ફેસબુકનાં નોટિફિકેશન્સ આપણા પ્રાઇમરી ટેબમાં આવી પડતાં હોય તો આવા કોઈ એક મેઇલને ઓપન કરી, મેઇલ બોક્સના જમણા ઉપરના છેડે આપેલા ઓપ્શન્સના ડ્રોપડાઉન મેનુમાં જઈને ‘રીપોર્ટ મિસકેટેગરાઇઝેશન’ પર ક્લિક કરો. હવે જે બોક્સ ખૂલે તેમાં આ મેઇલ, તમારી દૃષ્ટિએ જે કેટેગરીમાં જવા જોઈએ (જેમ કે સોશિયલ) તે જણાવી દો. જોકે અહીં ગૂગલ કહે છે કે આ રીતે તમે ગૂગલના એન્જિનીયર્સને તમારો મેઇલ તપાસવાની મંજૂરી આપો છો, માટે તમને યોગ્ય લાગે તો જ આગળ વધશો.
બીજી વાત, જીમેઇલ ભલે એમ કહે કે તમને એટલી બધી સ્ટોરેજ કેપેસિટી મળે છે કે તમારે કોઈ મેઈલ ડિલીટ કરવાની જરૂર નથી, તમે ખચકાયા વિના મેઇલ ડિલીટ કરવાની ટેવ પાડો. એ માટે કીબોર્ડ શોર્ટકટ યાદ રાખી લેશો તો વાત વધુ સહેલી બનશે. કેટલાક સંજોગોમાં આ પ્રક્રિયા પણ ઓટોમેટ કરી શકાય છે.
તમારે માટે ચોક્કસ નકામા, કાયમ માટે નકામા મેઇલ્સ, તે ઈનબોક્સમાં દાખલ થાય તે પહેલાં જ ઓટોમેટિકલી ડિલીટ કરવા માટે ફરી ઓપ્શન્સમાં જાઓ અને ‘ફિલ્ટર મેસેજીસ લાઇક ધીસ’ પર ક્લિક કરી યોગ્ય સેટિંગ કરી દો.
ફિલ્ટર સુવિધા અને લેબલની સગવડનો વધુમાં વધુ લાભ લઈને પણ ઓટોમેટિકલી ઇનબોક્સને ક્લિન રાખી શકાય છે. જેમ કે તમારા પર દર મહિને મોબાઇલ કંપનીનું બિલ આવતું હોય અને તેનું પેમેન્ટ ઓટોમેટિકલી થાય એ માટે તમે ડાયરેક્ટ બેન્ક ખાતામાંથી પેમેન્ટની ગોઠવણ કરી હોય તો બિલને ઈનબોક્સમાં એન્ટ્રી આપવાની જરૂર જ નથી, આવા મેઇલ્સ માટે યોગ્ય લેબલ્સ સેટ કરીને તેને ફિલ્ટર કરી દેશો એટલે ઇનબોક્સ બાયપાસ કરીને તમારું બિલ યોગ્ય લેબલ સાથે આર્કાઇવ થઈ જશે. કોઈ ક્લાયન્ટ તરફથી આવતા મેઇલ્સને આપોઆપ ચોક્કસ લેબલ લાગે અને તેને સ્ટાર પણ લાગુ થઈ જાય એવું ફિલ્ટરિંગ પણ કરી શકાય છે.
લેબલિંગ અને ફિલ્ટરનો સ્માર્ટ ઉપયોગ કરો તો તમારા મહત્ત્વના ઈ-મેઇલ્સ હંમેશા યોગ્ય રીતે ફાઇલ થતા રહેશે અને ઇનબોક્સને ચોખ્ખુંચણાક રાખીને તમને ક્યારેય સ્ટ્રેસનો અનુભવ પણ નહીં થાય. ટ્રાય કરી જુઓ, પહેલા જ અઠવાડિયામાં!
શ્રી હિમાંશુ કીકાણીનાં સંપર્કસૂત્રઃ
· ઇ-પત્રવ્યવહાર : himanshu@cybersafar.com
No comments:
Post a Comment